以案說法
重要的書面文件如何郵寄送達(dá)及保留證據(jù)
江蘇君遠(yuǎn)律師事務(wù)所
一、案例介紹
2008年6月28日某建筑公司與某電器公司簽訂了《建設(shè)工程施工合同》：由建筑公司承建電器公司的工業(yè)廠房及辦公樓項(xiàng)目。該工程竣工驗(yàn)收并結(jié)算后，電器公司共計(jì)支付工程款4000多萬(wàn)，尚欠1000萬(wàn)迄今未付。上述欠付款項(xiàng)建筑公司多次向電器公司，但電器公司均以種種理由推脫不付。
2012年7月15日，建筑公司由于周轉(zhuǎn)資金緊張，于是便以EMS特快專遞的形式向電器公司寄出了正式催要1000萬(wàn)工程款的函件（簡(jiǎn)稱催款函），但遲遲未得到電器公司的回音。
2013年8月20日，建筑公司將電器公司起訴到法院，要求電器公司立即支付拖欠的1000萬(wàn)元工程尾款，并承擔(dān)逾期付款的利息。在審理中，電器公司否認(rèn)曾收到建筑公司的催款函，認(rèn)為建筑公司在兩年訴訟時(shí)效期間內(nèi)未向其主張過該筆貨款的權(quán)利，已經(jīng)超過了兩年的訴訟時(shí)效，喪失了勝訴權(quán)。
法院在審理中查明，建筑公司確實(shí)于2012年7月15日以特快專遞的形式向電器公司寄出了催款函，以此來(lái)主張1000萬(wàn)工程款的權(quán)利。因此，建筑公司于2013年8月20日提起訴訟，并未超過二年的訴訟時(shí)效。
法院最終支持了建筑公司的訴訟請(qǐng)求。在本案中，建筑公司能勝訴的關(guān)鍵在于保存了能有力證明其曾向電器公司主張過權(quán)利的證據(jù)，訴訟時(shí)效并沒有中斷。
二、律師建議
我們?cè)跒轭檰枂挝惶峁┓煞?wù)時(shí)發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)并不知道如何送達(dá)文件，如催款函、重要的公函、解除合同的函件等。通常情況下，企業(yè)在郵寄送達(dá)時(shí)會(huì)選擇快遞公司，卻不注意填寫快遞詳情單并保留相關(guān)證據(jù)。在發(fā)生訴訟需要證明已經(jīng)送達(dá)過該份文件時(shí)，才發(fā)現(xiàn)根本沒有保留相關(guān)證據(jù)，或者已保留的快遞詳情單無(wú)法證明已經(jīng)發(fā)出相關(guān)文件且收件人已經(jīng)簽收。
在合同履行過程中，向合同相對(duì)方送達(dá)書面文件是無(wú)法避免的。對(duì)于重要的、在訴訟中將作為證據(jù)的書面文件該如何郵寄送達(dá)及保留證據(jù)，我們建議如下：
1、采取郵寄送達(dá)方式送達(dá)書面文件。關(guān)于送達(dá)公司，我們建議選擇郵政特快專遞（EMS），原因在于只有EMS才能查詢回執(zhí)。在采取EMS方式送達(dá)時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）快遞詳情單上應(yīng)注明寄件日期；
（2）詳細(xì)填寫快遞詳情單上的內(nèi)件品名一欄，如寄出文件為××項(xiàng)目的工程款催款函，那么內(nèi)件品名一欄應(yīng)填寫“關(guān)于××項(xiàng)目的工程款催款函”；
（3）快遞詳情單上應(yīng)有郵政的章。
2、文件寄出后，應(yīng)及時(shí)查詢回執(zhí)，并要求郵政提供經(jīng)蓋章的回執(zhí)，該回執(zhí)是證明文件已經(jīng)送達(dá)的關(guān)鍵證據(jù)。
3、將快遞詳情單、文件的復(fù)印件、回執(zhí)作為證據(jù)妥善保存。
4、若合同中約定的送達(dá)地址變更，應(yīng)及時(shí)采取以上方式將新地址書面送達(dá)給合同相對(duì)人。
