建筑企業(yè)合同管理 |
| 發(fā)布時間：2012-04-05 瀏覽次數(shù)：5123 |
一、案例介紹 2007年底，A公司某項(xiàng)目部與劉某簽訂了供貨合同。2010年A公司某項(xiàng)目部與劉某對賬結(jié)算，至此該合同履行完畢。但2011年底，B廠訴至法院，要求A公司支付其剩余貨款。在庭審中，B廠出示了一份的購銷合同以及一張銀行轉(zhuǎn)帳單，該合同的需方上蓋有A公司某項(xiàng)目部印章，并有劉某的簽字。而銀行轉(zhuǎn)帳單上，付款人是A公司，收款人則是B公司。B廠訴稱：劉某為A公司某項(xiàng)目部的代理人，與其簽訂了購銷合同，并且加蓋了項(xiàng)目部印章，因此應(yīng)當(dāng)支付剩余貨款。 二、案例啟示 經(jīng)A公司的委托，我們進(jìn)行案情調(diào)查時發(fā)現(xiàn)，A公司的合同管理非?；靵y：用項(xiàng)目部章對外簽署合同，并實(shí)際履行；簽訂合同時，將蓋完章的合同全部交由對方帶回簽章，事后也不要求對方交回合同；合同履行發(fā)生變更，既不變更合同，也無簽證；合同原件遺失等等。 這種合同管理混亂的現(xiàn)象，可以說是建筑企業(yè)內(nèi)部的常見現(xiàn)象了。建筑工程項(xiàng)目的合同多、金額高，而企業(yè)對合同管理又不重視，是建筑企業(yè)陷于“訴累”的主要原因之一。 那么，如何通過合同管理規(guī)避風(fēng)險，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益？我們根據(jù)多年從事建筑房地產(chǎn)法律服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合本案例，總結(jié)出以下幾點(diǎn)： 1、明確項(xiàng)目部印章的授權(quán)，嚴(yán)格按照授權(quán)范圍，使用印章。 企業(yè)經(jīng)營離不開印章，建筑企業(yè)由于項(xiàng)目眾多、分散，為了方便經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目印章便得到了廣泛運(yùn)用。本案例，就是典型的超越授權(quán)范圍對外簽署合同造成的糾紛。 建筑企業(yè)在設(shè)置項(xiàng)目部印章時，應(yīng)當(dāng)明確不同印章的不同使用范圍，并嚴(yán)格執(zhí)行。這樣，即使在建筑企業(yè)無權(quán)以內(nèi)部規(guī)定對抗第三人，仍需承擔(dān)民事責(zé)任的情況下，可以再向違規(guī)使用印章的工作人員追究民事責(zé)任，嚴(yán)重的甚至可以追求其刑事責(zé)任。 2、當(dāng)雙方不能同時簽字、蓋章時，應(yīng)當(dāng)雙方各帶回簽字、蓋章后再交換簽字、蓋章的。合同是多頁的，應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。簽約后，一定要保留一份原件，以防對方修改。 本案，在我們審查B廠提交的證據(jù)時，發(fā)現(xiàn)B廠提供的購銷合同的需方一欄上，除了有A公司某項(xiàng)目部章還有劉某的簽字。而據(jù)A公司介紹劉某應(yīng)該為供貨商。在我們要求A公司提供由其保存的購銷合同原件時，A公司才得知，當(dāng)初簽字時，A公司某項(xiàng)目部將兩份蓋過章的合同全交給劉某帶回簽字、蓋章，而劉某事后也未將合同送回。隨后，劉某將自己名字也簽在了需方一欄，又用該購銷合同與B廠簽約。因此，才出現(xiàn)這種A公司完全不知B廠為供方的情況。 3、及時簽訂補(bǔ)充協(xié)議。 由于建筑工程項(xiàng)目往往存在工程量變更等情況，合同工程量與最后完成的工程量相差很大，這有必要就變更內(nèi)容簽訂補(bǔ)充合同。但在具體實(shí)施中，往往忽視這個問題，不簽訂或不及時簽訂補(bǔ)充合同。 例如，在本案中，A公司某項(xiàng)目部與劉某在2007年就簽定了供貨合同，2008年的購銷合同其實(shí)應(yīng)該是2007年的供貨合同的補(bǔ)充協(xié)議。但，A公司某項(xiàng)目部與劉某是作為一個新合同來簽訂的。這就造成了供貨、結(jié)算的混亂。 4、合同履行情況跟蹤。 合同簽訂后，合同相關(guān)管理部門、項(xiàng)目部應(yīng)該跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題、合理糾偏。 還是以本案為例，從A公司與劉某的結(jié)算清單，以及劉某簽的貨款收條來看。在整個供貨過程中，竟然沒有一張劉某簽發(fā)的供貨單。而劉某在寫的貨款收條，有時指收到現(xiàn)金，有時除了現(xiàn)金還包含銀行轉(zhuǎn)帳，甚至有時是向A公司某項(xiàng)目部借款，非?；靵y，無法分清。最關(guān)鍵的是，收條上未寫清是其收到的是哪批貨物的貨款。給還原案件真實(shí)情況造成了很大困擾，使得A公司在訴訟中處于被動地位。如果，A公司對合同履行情況進(jìn)行定期跟蹤，就能提前發(fā)現(xiàn)問題，及時糾偏。 5、合同檔案管理。 （1）推行各種類型的合同范本。 具有全面、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、操作性強(qiáng)的特點(diǎn)的合同才是好的合同。建筑企業(yè)在長期的實(shí)踐中，可根據(jù)自身實(shí)際情況，編制如工程分包合同、設(shè)備租賃合同、建筑工程項(xiàng)目承包合同等。并且，在整個企業(yè)中推行。 （2）建立企業(yè)的合同管理體系。 合同正本原件在辦理完相關(guān)手續(xù)后報送公司財務(wù)管理部門，合同副本原件留在公司合同管理部門。與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會議既要、簽證等企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的原始資料，應(yīng)該定期、分類做好臺帳，由各有關(guān)部門及時收集、整理、歸檔、并定期檢查。 組建專門的合同檔案部門，專門負(fù)責(zé)合同以及與合同有關(guān)的文件的歸檔。復(fù)印、出借合同必須事先征得合同檔案部門同意，并統(tǒng)一登記受控。所有合同發(fā)放均應(yīng)做好發(fā)放記錄。 |